Az online találkozók a járvány miatt a legtöbb állami szervezet számára társadalmi kapcsolataik fenntartásához elengedhetetlenné váltak. A veszélyhelyzet kivételes állapota ellenére  a helyi közügyek nem állnak meg: a kapcsolat és a kommunikáció megszűnése a bizalom elpárolgásához vezet, különösen a helyi önkormányzatoknál. A kérdés már nem az, hogy használhatóak-e az online fórumok a lakossági vélemények becsatornázására hátrányaik ellenére, hanem az, hogyan használhatóak hatékonyan az online egyeztetéseket és miként találjuk meg az online és személyes konzultációk egészséges kombinációját. Összeszedtük, miként lehet az online térben is hatékony és eredményes kapcsolatot létesíteni a lakossággal. 

Az online találkozókat eddig a személyes megbeszélések gyenge helyettesítőjeként tartották, ami a COVID-19 járvánnyal megváltozott. Az online meetingek az elmúlt időszakban munkanapjaink szerves részévé váltak, hiszen ha megbeszélést szeretnénk tartani munkatársainkkal, ügyfeleinkkel, partnereinkkel, jelenleg a legkézenfekvőbb ezt a csatornát választani. Az online találkozók a legtöbb állami szervezet számára is elengedhetetlenek: a kapcsolat fenntartását sok esetben törvény írja elő.

Ám a közszférában az online fórumozásnak nyilvánvaló veszélye is van, hiszen ezeknek az eseményeknek éppen az az egyik legfőbb célja, hogy a lakosok, civil szervezetek, újságírók kérdezhessenek, kérdéseiket ne lehessen önkényesen szelektálni, aminek a személyes fórum, sajtótájékoztató esetén kisebb az esélye. Magyarországon is vannak önkormányzatok, amelyek sikeresen kísérleteznek közmeghallgatások, lakossági konzultációk online térbe helyezésével. A józsefvárosi önkormányzat online közösségi fogadóórát tart a kerületrészekben. Budafok-Tétény a koronavírus járvány miatt bevezetett korlátozások miatt, a korábban meghirdetett közmeghallgatást online rendezte meg, a főváros pedig online és személyes kombinációban szervezi az közmeghallgatást. A Főváros részvételi költségvetésében moderált online találkozókon lehetett ötletelni és kérdezni a szervezőktől.

Közmeghallgatás: szócsépés vagy konstruktív párbeszéd?

A lakossági fórumok speciális változata a közmeghallgatás, melynek kereteit a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX törvény (ʺMötv.ʺ) is szabályozza. E szerint minden önkormányzatnak évente legalább egyszer kötelező közmeghallgatást tartani (54. §). A helyi közmeghallgatás szabályait a képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzata is tartalmazza, ebben szokták feltüntetni, hogy hány nappal előre kell nyilvánosan meghirdetni a közmeghallgatás időpontját. 

A közmeghallgatások nyilvánosak, bárki részt vehet rajtuk. Itt lehet feltenni azokat a kérdéseket, amikre a képviselő-testületi ülésen nincs lehetőség, hiszen ott a lakosok főszabály szerint nem szólalhatnak meg, nem szólhatnak hozzá az ügyekhez. Kivételt képez, ha ezt valamely téma kapcsán egy képviselő kéri és a testület megszavazza, ami - lássuk be - elég nehézkes, így csak kivételes esetben kerül rá sor. A javaslatokra, kérdésekre a közmeghallgatáson vagy legkésőbb tizenöt napon belül választ kell adni. A közmeghallgatások - a polgármester és a képviselők hozzáállásától függően - interaktív, a problémákat kiveséző fórumokká válhatnak. Ha viszont nagyon merev lebonyolítási szabályok között tartják őket, akkor sok feszültséget generálnak, és kevéssé tekinthetők a valós párbeszéd intézményének. A közmeghallgatások sikeréhez a lakosoknak is aktívvá, minél tájékozottabbá, szervezetebbé kell válniuk. A Civil Kollégium Alapítvány tájékoztató füzete összefoglalja, hogyan vehetnek részt az állampolgárok a helyi közügyek megvitatásában és alakításában. 

Nézzük, mire kell ügyelni, hogy az online térben tartott fórumok is hatékonyak legyenek!

A fórum meghirdetése

Akár online, akár offline, időpontját az összes létező helyi kommunikációs csatornán fontos meghirdetni, hogy minél több lakoshoz eljusson a híre. Így az önkormányzati honlapon, önkormányzat és a polgármester közösségi oldalán, helyi újságban, tv-ben, művelődési ház faliújságán, helyi közéleti online csoportokban.  

Meghirdetéskor az önkormányzatok megkérik a lakosokat, hogy lehetőleg írásban, előzetesen küldjék be a kérdéseket, hogy a megfelelő szakiroda, szakfőosztály utána tudjon járni az ügynek, és alapos választ készíthessen elő. A kérdések beküldésének határideje általában a közmeghallgatást megelőző 5. nap. Kérdések beküldésének többféle technikája elképzelhető, külön erre a célra létrehozott e-mail-cím, online kérdőív, e-papír, ami ügyfélkapus regisztrációhoz kötött, és a postán, ügyfélszolgálaton történő papír alapú kérdésfeltevés is. Online közmeghallgatás esetén fontos lehet, hogy az önkormányzat előzetesen, telefonon technikai segítséget biztosítson az ezt igénylő lakosoknak, akik a választott digitális megoldást korábban nem használták.

A fórum online felülete

Online fórumnak lényegében három formája van. Első esetben az önkormányzat közösségi oldalán közvetítik a fórumot, amin a polgármester, alpolgármesterek, képviselők vesznek részt. Ahhoz, hogy a képviselő-testület több, akár minden tagja részt vehessen és válaszolhasson a kérdésekre, nekik mind egy teremben kell összegyűlniük. Ebben az esetben a lakosok biztosan nem szólalhatnak meg, véleményüket, kérdésüket írásbeli hozzászólások formájában közölhetik. 

Második esetben valamilyen alkalmazás segítségével az érdeklődő lakosok virtuálisan részt vehetnek a fórumon, szót kaphatnak, kérdéseket tehetnek fel. Amennyiben alkalmazást használ az önkormányzat célszerű jelezni a lakosoknak, hogy le kell-e tölteni, vagy pedig weben keresztül is lehet csatlakozni. A fővárosi önkormányzat a részvételi költségvetésről szóló online lakossági fórumán, a Microsoft Teams alkalmazást használta. Ehhez készítettek útmutatót, melyben ábrákkal bemutatták, hogy a lakos hogyan lépjen be az online fórum színterére; mit csináljon a kamerával és mikrofonnal a fórum alatt; hogyan jelezheti, hogy kérdése, hozzászólása van; hogyan léphet ki a fórumról. Természetesen a közösségi médiában való közvetítés lehetősége, a nagyobb elérés érdekében, ebben az esetben is megvan. Viszont ügyelni kell arra, hogy a közvetítésről a résztvevő lakosok mindenképpen tudjanak, hiszen ha be van kapcsolva a kamerájuk, akkor látszanak. 

Harmadik, kombinált megoldás, amikor az alkalmazásban csak a polgármester, alpolgármesterek, képviselők, azaz a válaszadók lépnek be. Ebben az esetben nem kell egy fizikai térben tartózkodniuk, viszont bármelyikük hozzá tud szólni. A lakosok szóbeli megnyilvánulását ez a megoldás is kizárja. 

A fórum online lebonyolítása

Akár megengedi az önkormányzat a lakosoknak, hogy személyesen kérdezzenek, akár nem, az operatív lebonyolító csapat alkalmazása mindenképpen szükséges. Kellenek a technikát kezelő emberek, akik a felvételt készítik, közvetítik az önkormányzat közösségi oldalán, esetleg megosztják a fontosabb, helyi közéleti csoportokban. A moderátornak szüksége van asszisztensre, aki követi, válogatja a kommentekben érkező kérdéseket, hogy a moderátornak már csak be kelljen olvasnia azokat. Ügyel arra, hogy minden kérdésre sor kerüljön, ugyanakkor kiszűri a nyilvánvaló duplikációkat. Hasznos lehet olyan segítség is, aki online válaszol (pl. a közösségi média kommentszekciójában is) azokra a kérdésekre, amelyek nyilvánosan elérhető információkra kérdeznek rá. Fontos azonban, hogy csak azokat a polgárokat tekintsük partnernek, akik nem álnéven, álprofillal csatlakoznak a részvételi folyamathoz. Az őszinte párbeszédhez ez joggal várható el.

Jó, ha a moderátor átlátja az önkormányzati ügyeket, a kommunikációs, részvételi vagy kabinetiroda munkatársa tökéletes lehet a feladatra. Online eseményeknél indokolt prezentációt használni, amikor a moderátor ismerteti a szabályokat, így a technikát, napirendet, időkereteket, kérdések és hozzászólások rendjét. Amennyiben a kérdések írásban érkeznek, a moderátor teszi fel ezeket. Ha szót kaphatnak a lakosok, akkor a moderátor adja meg a szót, figyelmeztet, hogy tömören, röviden fogalmazzák meg a kérdéseiket, véleményeiket, szükség esetén jelzi, hogy lejárt az idő, illetve szélsőséges esetben elveszi a szót. Erre az online felületek lehetőséget adnak, hiszen a megbeszélés elindítója le tudja némítani a résztvevőket, ha azok nem tartják be a szabályokat, destruktív magatartást tanúsítanak vagy túllépik a rendelkezésre álló időkeretet.

Elképzelhető, hogy a fórum elején a polgármester, alpolgármesterek beszámolnak az éves munkáról. Gyakori visszajelzés azonban, hogy ez egyrészt túlságosan hosszúra nyúlik és nem marad elég idő a lakosok kérdéseire, észrevételeire. Másrészt sokkal hatékonyabb lenne, ha ezt már az esemény előtt írott formában elérhetővé tenné az önkormányzat, így az éves beszámolóval kapcsolatban is készülhetnek a lakosok kérdésekkel. Ha viszont mégis sor kerül a polgármesteri éves beszámolóra, fontos, hogy időkeretet kapjon és közérthető vetítéses formában történjen, ami akár már előzetesen is elérhető a honlapon. 

Utánkövetés, értékelés

Az esemény felvételét - ahogyan a testületi ülésről készült felvételt is - utólag elérhetővé kell tenni. Célszerű a fórumról készült jegyzőkönyvvel egy helyen közzétenni a felvételt. Fontos, hogy a helyszínen meg nem válaszolt kérdésekre adott válaszokat is tegye közzé az önkormányzat. 

A járványnak néhány hónapon belül vége lesz, ám az online fórumozás azt követően is használható eszköze marad a társadalmasításnak (vö. a munkaidő és a hivatali idő közt szűk a keresztmetszet). Érdemes az állami szerveknél kiépíteni és képzések révén bővíteni az ezzel kapcsolatban kapacitásokat, tudást. A folyamatok leírásával, a módszertan kidolgozásával ez a tudás akkor sem vész el, ha a rendezvények szokásos lebonyolítói esetleg távoznak. A folyamatok reális értékelését a résztvevőknek kiküldött, rövid anonim online kérdőívvel is segíthetjük, amit megoszthatunk az esemény felületén annak végezetével, a zárszóban külön kérve a résztvevőket, hogy adjanak visszajelzést.

Támogasd a K-Monitort egyszeri vagy rendszeres adománnyal! Ha kíváncsi vagy, mivel foglalkozunk a részvételiségen kívül, olvasd el 2020-as év végi elemzésünket és beszámolónkat.