Az alulról szerveződő csoportok körében már régóta bevett, hogy wikiket, fórumokat használnak kommunikációra és tudásmegosztásra, a formális rendszerek azonban nagyon nehezen veszik át az ilyen rugalmas és könnyen elérhető gyakorlatokat. Pedig úgy tűnik, hogy a megújulás sok szervezetre, köztük a közigazgatási szervekre is ráférne.

A kétezres évek elején kezdett a szervezeti tudás és felelősség hálózatosításáról wirearchy néven írni Jon Husband. Az akkor futurisztikusnak bélyegzett elgondolás szerint az új szervezeti formákban a hatalom és a tekintély horizontálisan is érvényesül majd. Az eredmények elérését pedig a hálózatban összekapcsolódó emberek és technológia teszi majd lehetővé. Ennek az elgondolásnak a megvalósítói az olyan, főleg technológiai fejlesztésekkel megtámogatott rendszerek, amelyek a könnyebb munkaszervezést vagy a tudásmegosztást teszik lehetővé. Vannak olyan területek, ahol ezek a gyakorlatok hamarabb elterjedtek. Az egyik leglassabban formálódó terület viszont a közigazgatás. Kevés olyan kezdeményezés van, amely a közigazgatásban bevett folyamatokat, vagy netalán a hierarchiát szeretné megreformálni.

Bujdosó Attilát, a Kitchen Budapest „The Format Project” nevű kezdeményezésének vezetőjét arról kérdeztük, van-e olyan bárhol alkalmazható, innovatív formátum, amely Magyarországon is megjelenik az államigazgatásban. Bujdosó szerint itt a hangsúly azon van, hogy a tudás honnan hová, vagy hol áramlik, az államigazgatásból befelé vagy kifelé, azon belül vagy kívül. Az ország működését javító kezdeményezés lehetne a Nemzeti Konzultáció is, ha lenne valós tartalma, és valóban arról szólna, hogy az emberek visszajelzése ténylegesen formálja a politikai döntéseket.

Szerinte ilyenkor stratégiai szempontból az a kérdés, hogy mi az állam és az állampolgárok feladata: észre kell vennünk, hogy az új kezdeményezéseknél a tudás gyakran olyanoktól érkezik, akik nem ezért kapják a fizetésüket, olyanokhoz, akiket azért fizetnek, hogy az adott kérdéssel foglalkozzanak. Ebből a szempontból még bőven van mit fejleszteni Magyarországon, hiszen kevés az átjárást biztosító, kommunikációt segítő rendszer.

Hollandiában erre nyújt megoldást egy 2010 óta működő, közszolgáknak létrehozott közösségi oldal. A Pleio nem hivatalos kormányzati fórumnak mára 75 ezer felhasználója és 800 aloldala van. A Forbes interjút készített az egyik alapítóval: Davied van Berlo azzal magyarázta az oldal indulását, hogy a közigazgatásban dolgozók elkezdtek egymással kommunikálni a munkájukról, de ezt az amerikai szolgáltatók által nyújtott felületeken tették, ezért ő inkább elindította a Civil Servant 2.0 oldalt. Ez volt a Pleio előfutára.

Berlo elmondta, hogy Hollandiában a közösségi oldalak vagy külföldi platformok használatát egyébként is gyakran tiltják a közigazgatási szerveknél, és az sem utolsó érv ellenük, hogy kereskedelmi célra hozták létre őket, ezért gyakran egy kiegészítő eszközre vagy felhasználói fikók létrehozására volt szükség, hogy működjenek. Azzal, hogy saját platformot hoztak létre, Berlo szerint függetlenné váltak és az összegyűjtött tudás is Hollandián belül maradt.

Az alulról szerveződő kezdeményezésekhez hasonlóan, itt sem állt rendelkezésre sok pénz arra, hogy valami teljesen újat fejlesszenek. A holland adóhivatalnál épp egy belső közösségi munkaplatform létrehozását tervezték az Elgg nevű nyílt forráskódú szoftver felhasználásával, ennek a funkciói mindenki számára megfeleltek, ezért ezt használták végül a központi oldalhoz is. Berlo később könyvet is megjelentetett arról, milyen platformokat érdemes ismerniük a közigazgatásban dolgozóknak és ezeket hogyan kell használni. Az ő elképzelése hasonlít a wirearchy koncepcióra, mert abban látja a közigazgatási szervek hatékonyságnövelő erejét, ha a közszolgák nagyobb teret kapnak arra, hogy kreatívan, vállalkozó szemlélettel oldjanak meg problémákat, és ebben támogatást kapjanak a feletteseiktől is.

Ahhoz képest, hogy a Pleión pörög a levelezés, egy gyors Google keresés eredményén látjuk, hogy nem sok olyan fórum van Magyarországon, amely hasonlóan működne. Vannak közigazgatási kérdésekről szóló fórumok (pl. Közszolga.hu, Köziránytű.hu, Jogi Fórum), de ezeken annak ellenére, hogy megjelennek a közigazgatásban dolgozókat érintő témák (nagyon gyakran a bérezésről), inkább az az elterjedt, hogy az állampolgárok próbálnak eligazodni a közigazgatás útvesztőjében, és ehhez kérnek segítséget.

Dr. Krasznay Csabát, a Nemzeti Közszolgálati Egyetem adjunktusát megkérdeztük arról, hogy vajon tényleg nincs-e szükség Magyarországon közigazgatásban dolgozóknak közösségi felület létrehozására. Szerinte azonban nincs szükség direkt módon ilyen felület létrehozására, úgy látja, hogy egy teljes közigazgatást érintő csoportmunka megoldásánál működőképes lehetne, de ő még vállalati környezetben sem hisz a „céges Facebookban". Viszont az a tapasztalata, hogy az NKE-n tanuló hasonló beosztású, de máshol dolgozó hallgatók beszélnek egymással, segítik egymás munkáját, és a személyes kapcsolatok rengeteget segítenek. Az interneten pedig az egyes szakterületek fórumait veszik igénybe a közigazgatásban dolgozók, ezért az célszerű lehet, hogy ezeket csatornázzák be egy központi oldalra.

A feltehetően véletlenül publikusan elküldött Google Csoport-levelezések alapján nem egy közigazgatási szerv dolgozói próbálnak levelezőlistákon keresztül egyeztetni egymással, vagy hatékonyabban megszervezni a saját munkájukat. Krasznay Csaba szerint gyakori még az e-mailes kommunikáció a közigazgatásban, nem egy intézményben dolgozók közt. A Davied van Berlo által felvetett kérdés, hogy melyik szolgáltatónál van a tudás, itt is megjelenik. És nincsen garancia arra, hogy egy fontos vagy érzékeny információt tartalmazó levél nem jelenik-e meg publikusan. A Google Csoportokban a közszolga, kormányzati, bizottság és tanács szavakra keresve könnyen találunk olyan csoportot, ahol mindenki számára elérhető hozzáféréssel lettek megosztva levelek, olykor nemcsak közbeszerzési pályázatokat vitatnak meg a közalkalmazottak, hanem személyzeti kérdésekről egyeztetnek, és személyes adatokat osztanak meg.

Bujdosó Attila szerint szinte természetes, hogy vannak olyan esetek, amikor a közszolgák (és közemberek) olyan eszközökhöz nyúlnak, amelyeket nem a közintézmény biztosít számukra. Erre jó példa az, amikor egy óvónő, egy tanár vagy egy orvos megadja a mobiltelefonszámát a szülőknek vagy a betegnek, mert azon a legegyszerűbb őt elérni. A mobilt a legtöbb ilyen esetben nem az intézmény vagy az állam adja, hanem a saját eszközét, kereskedelmi céllal fejlesztett és üzemeltetett szolgáltatásokat használ. Azért, mert előfordulhat, hogy amit kap (például a vonalas telefon, ami nem jelzi ki a hívószámot) a munkájához nem elég. Ez az egyszerű példa segít azt megérteni, hogy mennyire fontos az, hogy az állam, az intézmény vezetése felismerje, hogy igenis szükség van arra, hogy a közigazgatásban dolgozók a saját területükön innoválni tudjanak azzal kapcsolatban, ahogyan munkájukat végzik.