Az önkormányzati választásokat követően számos helyen új polgármester kezdi meg a napokban munkáját. Az hogy mennyire gördülékeny a váltás és mennyire hatékonyan indul egy új polgármester első 100 napja, sokban múlik azon, hogy az önkormányzat új vezetése az adott önkormányzat működésével, fejlesztéseivel, problémáival mennyire tud képbe kerülni. Ebben a blogposztban sorra vettük a főbb területeket, amire az új polgármestereknek oda kell figyelniük, amikor átveszik a stafétát.
(FOTÓ: MTI/KOVÁCS TAMÁS)
A BM idén egy hosszabb útmutatót is készített a választások utáni önkormányzati teendőkről, de a formális átadás-átvétel legfontosabb sarokpontjait egy 2000-es rendelet határozza meg, amely elég tág teret enged a résztvevő feleknek, hogy mennyire részletesen rögzítik az átadást-átvételt. Politikai szempontból fontos lehet, történik-e kézfogás a felek között, vagy átadja-e a település Facebook-oldalának kódját az új stábnak a régi városvezetés, a szabályok azonban az alábbiak jegyzőkönyvi rögzítését tartják a legfontosabbnak:
- az átadó polgármesternél lévő ügyek iratainak, valamint a polgármesternél lévő minősített iratok felsorolása,
- a polgármester munkáltatói jogkörébe tartozó, folyamatban lévő ügyek iratainak felsorolása,
- tájékoztató az önkormányzat aktuális pénzügyi helyzetéről, a tartozásokról és követelésekről, illetve a hitelállományáról,
- a polgármester hivatali bélyegzőinek felsorolása, lenyomata és a szigorú számadású nyomtatványok felsorolása.
- Tájékoztatás a folyamatban lévő tárgyalásokról, tájékoztatás a folyamatban lévő peres ügyekről.
Az átadás-átvétel másik kulcsfontosságú része természetesen a leltár:
- A jegyzőkönyv része kell, hogy legyen a polgármester személyes használatára szolgáló eszközeinek és azok iratainak (mobiltelefon, számítógép, számológép, személygépkocsi stb.) felsorolása, az irodai berendezések listázása, a személyesen használt és másnál nem leltározott jogszabály-gyűjtemények, szakkönyvek és más kiadványok felsorolása.
A BM rendelet arra is kitér, hogy a jegyzőkönyv elkészítésével egyidejűleg át kell tekinteni
- az önkormányzat gazdasági programját, valamint az adott választási ciklust érintő költségvetési koncepciókat, költségvetési és zárszámadási rendeleteket, valamint az éves és féléves beszámolókat;
- az önkormányzat aktuális (éves) vagyonmérlegét és a vagyonkataszterét, az önkormányzati társulásokra vonatkozó megállapodásokat;
- és a polgármester által aláírt szerződéseket, kötelezettségvállalásokat.
Mivel a BM rendelet lehetővé teszi a felsoroltakon túl, “a jelenlévők által az átadáshoz feltétlenül szükségesnek tartott egyéb tényeket és megállapítások” jegyzőkönyvbe vételét is, nézzük meg, hogy milyen további információra lehet közvetlenül az átvételt követően szükség. A folyamatban lévő ügyeknél fontos olyanokra is rákérdezni és a választ jegyzőkönyvben rögzíteni, amelyeket valamilyen oknál fogva még nem iktattak, illetve azokra, amelyekért nem közvetlenül a polgármester, hanem a kabinet valamelyik tagja felel.
A polgármester és stábja által folytatott tárgyalások felsorolásánál fontos, hogy ahol azokhoz ügyek, feljegyzések tartoznak, legyen megjelölve ezek iktatószáma is, hogy összeérjenek a szálak. Apróságnak tűnik, de amit csak lehet, nyilvántartást, listát géppel feldolgozható táblázatos formátumban kell elkérni, különben még nagyobb tortúra lesz az adatok áttekintése, feldolgozása az elkövetkező hónapokban.
Az önkormányzat aktuális pénzügyi helyzetével kapcsolatosan ki kell térni a tartozásállomány, a követelésállomány és a hitelállomány alakulására, a bankszámlák és a házipénztár egyenlegére, a mérleg eszköz és forrás oldalainak az áttekintésére, továbbá az önkormányzat által tulajdonolt értékpapírokra. A tartozások számbavételénél sokat segít, ha a vonatkozó adatokat megfelelő bontásban kapja kézhez az új vezetés, így esetleges problémákra közvetlenül fény derül, nem csak az adatok rendezése, elemzése után. A tartozásállományt például korosítva érdemes elkérni, és az sem árt, ha szállítókra bontva látszódnak az adatok. A pénzügyi helyzetet jelentős mértékben befolyásolhatják a jövőre vonatkozó kötelezettségvállalások, ezért itt érdemes kitérni a folyamatban lévő beruházásokra, fejlesztésekre, esetlegesen kifizetett előlegekre, a költségek várható alakulására. Mivel számtalan fontos beruházás, fejlesztés nem közvetlenül az önkormányzat irányítása, hanem valamelyik cégének irányítása alatt áll, ezért az ezekre vonatkozó gazdálkodási adatok is fontosak. Ki kell derülnie, hogy az önkormányzat költségvetésének valójában mekkora hányadát teszi ki a szűken vett hivatal és önkormányzat, illetve azok intézményeinek és cégeinek költségvetése.
A gazdasági helyzet mélyebb megismeréséhez át érdemes tekinteni a ciklus alatt készült könyvvizsgálói jelentéseket, amennyiben vannak, beleértve az önkormányzati cégek jelentéseit, továbbá a költségvetéseket, zárszámadásokat. Érdemes áttekinteni a régi vezetéssel az elmúlt ciklus költségvetés jelentősebb módosításainak, terv-tény eltéréseinek okait. Meg kell ismerni az év hátralévő részében megvalósítandó, illetve törvényi előíráson alapuló legfontosabb feladatokat (rendeletalkotási vagy egyéb döntéshozatali kötelezettség, a következő költségvetés előkészítésével kapcsolatos feladatok, folyamatban lévő pályázatok rögzítése stb.), és a 2019-es képviselő-testületi és bizottsági munkatervet. Érdemes megnézni a hivatal szervezeti ábráját, az ügyrenddel együtt, ebből látszik, milyen egységek milyen feladatot végeznek, milyen alá-fölé rendeltséggel, hogyan szabályozzák az egyes munkafolyamatokat. Ez az alapja annak, hogy jó döntéseket tudjon hozni az új vezetés a munkaszervezés kérdéseiben, ideértve, hogy bizonyos feladatokat házon belül, vagy egy cégbe kiszervezve végezzen. Az új önkormányzat egyik első feladata a szervezeti és működési szabályzat megalkotása, ami szintén sürgőssé teszi a tájékozódást például a testület és a polgármester feladatmegosztásáról. Érdemes lehet beszámoló t kérni a főépítészi terület tevékenységéről, folyamatban lévő ügyeiről is.
A feladatok körültekintő tervezéséhez, az elkövetkező hónapok fókuszpontjainak meghatározásához a választási ígéretek, programok észben tartása mellett meg kell vizsgálni, hogy milyen folyamatban lévő önkormányzati stratégiák, koncepciók léteznek. El kell kérni a külső tanácsadók által végzett projektek listáját, a szerződött partnerek nevét és elérhetőségét, a projektek során született anyagokat (pl. a projekek záródokumentumait, státuszjelentéseit). Fontos átlátni azt is, milyen pályázatokon indult az önkormányzat, milyen pályázatok írt ki, illetve tervezett beadni, kiírni a közeljövőben. Van-e olyan lezárt vagy zárás előtt álló projekt mellyel kapcsolatban ellenőrzés várható (pl. EUTAF)? A pályázatoknak az állampolgárok felé nagyobb nyilvánosságát az Ez a Minimum! átláthatósági programban is hangsúlyoztuk.
Fontos lehet az önkormányzat informatikai helyzetének áttekintése, a hivatali működéshez rendelkezésre álló infrastruktúra rövid bemutatása is az átadás során. Ez magában foglalhat egy azzal kapcsolatos helyzetjelentést, milyen rendszereket, szervereket, szolgáltatókat, licenszeket használ az önkormányzat. Az átadás-átvétel, illetve az azt közvetlenül megelőző időszak szervertörténetének, informatikai rendszerek logolásának átadása is ennek a része, valamint annak rögzítése is, hogy merevlemezek, adattárolók nem lettek eltávolítva, törölve. Informatikai területen hasznos lehet egy összefoglaló a számvitel folyamatáról és az alkalmazott számviteli rendszerről, az ASP illetve ahol azt használják, a saját rendszer áttekintése, pl. a vezetői információs rendszer, a főbb riportok struktúrájának megismerése.
Érdemes beszámolót kérni az önkormányzat szociális, egészségügyi és köznevelési intézményeinek a működéséről (pl. az intézmények pénzügyi helyzete, fejlesztési szükségletei, kihasználtsági és létszámadatok).
Akár történik tömeges felmondás, akár nem, át kell tekinteni a személyzeti kérdéseket, többek között a fizetések, juttatások mértékét, a megbízások időtartamát és egyéb humánpolitikai ügyeket. Képbe érdemes kerülni a belső ellenőrzési tevékenységgel is, például a közelmúlt jelentéseinek áttekintésével, beleértve az önkormányzati cégeket is. Az egyik legfontosabb dokumentum, amit érdemes az átadás pillanatában is rögzíteni, a vagyonkataszter: hasznos megnézni, hogyan alakult az önkormányzat vagyona a ciklus alatt és különösen 2019-ben, újfent beleértve az önkormányzati cégeket is. Vagyonmérleg és kataszteri adatok körében meg lehet kérni, a kezelésbe, használatba adott (pl. önkormányzati cégeknek) vagyonelemek listáját is. Ennek egy része, de helyenként igen fontos lehet azt megtudni, hogy a 2014-2019-es ciklus során milyen lakásbérleti, üzlethelyiség-bérleti, ingatlan adás-vételi szerződések születtek, illetve meg lehet határozni, milyen ehhez kapcsolódó dokumentumok (pl. értékbecslések) kerüljenek átadásra, áttekintésre. Hangsúlyos téma a lakhatás, ezen a területeken a jövőbeli intézkedések megalapozására érdemes megismerni az aktuális lakáshasznosítási tervet, a folyamatban lévő, várható pereket, kérni a kiürítési/végrehajtási eljárások bemutatását, a kérvények kezelésének rendjét és a tapasztalatok összegzését a lakásrendelet alkalmazására vonatkozóan.
Más területen hasznos fogódzó lehet a tájékozódásban az ügyfélszolgálati statisztika 2019-es évre vonatkozó adatainak megismerése és az ezzel kapcsolatos elemzések, tervek, javaslatokra való rákérdezés. Természetesen ezen túl is számtalan területre kiterjed az átadás-átvétel folyamata és az új városvezetés berendezkedése. Ezek részben az önkormányzat sajátosságaitól is függnek, vagyis attól, helyben mi a sürgős, azonnali intézkedést igénylő ügy, amiről szót kell ejteni (pl. átláthatósági szabályozás, juttatások, árvízvédelmi ügyek, parkolási rendszer működési adatai, közétkeztetési tenderek, helyi kisebbségi, egyházi, civil, testvérvárosi kapcsolatok, légszennyezettségi, mezőgazdasági kérdések stb.). Az átadás-átvételi jegyzőkönyvbe kerülő hasznos információkon és dokumentumokon túl minden bizonnyal kulcskérdés, hogy milyen szorosan tud együttműködni a távozó és megválasztott polgármester, illetve munkatársaik. Ez jelentősen befolyásolja, hogy az új ciklus első hetei, hónapjai a részletekben rejlő ördöggel való kínlódásról szólnak-e, vagy viszonylag hamar elkezdődik az érdemi munka.
< Átlátható, részvételi önkormányzatiság témájú tanulmányunk és példatárunk itt olvasható.
Támogassatok minket, hogy minél több képviselőhöz tudjuk eljuttatni az átláthatóság és a részvételiség fontosságának üzenetét! Már havi három kávé ára is nagy segítség.
Címkék: magyarország önkormányzat átláthatóság
5 komment
Ajánlott bejegyzések:
-
Kampány közpénz nélkül: szempontok a törvényes és tisztességes kampányhoz
-
Kiderült, hol működik az ország legátláthatóbb vagyonkezelő cége!
-
“Itt nem az állandóság, hanem a változás az alapállapot” – merre tovább, önkormányzatok?
-
Kockázat-e a polgármesternek, ha átlátható a hivatala? (Ez a Minimum! podcast, 3. rész)
-
Átláthatóbbá váltak az Ez a Minimum! programhoz csatlakozó önkormányzatok
A bejegyzés trackback címe:
Kommentek:
A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.
